Leitfaden für die Büroorganisation

Leitfaden für die BüroorganisationDer Erfolg eines Unternehmens hängt von verschiedenen Faktoren ab. So ist es erforderlich, dass alle Arbeitsabläufe organisiert und strukturiert werden. In Fachkreisen wird in diesem Zusammenhang von der Büroorganisation gesprochen. Die Büroorganisation umfasst verschiedene Bereiche. Zum einen müssen äußere Faktoren geregelt werden. Die Papierablage, also sämtliche Ordner und Arbeitsmappen, sind an festen Orten aufzubewahren. Dafür gibt es verschiedene Ordnungssysteme, die jedoch einer individuellen Anwendung bedürfen. Eignet sich beispielsweise ein Aktenschrank für die Lagerung alter, nicht mehr gebrauchter Dokumente, sind regelmäßig genutzte Schriftstücke entweder in einer Hängeregistratur über dem Schreibtisch oder in einer Ablage auf dem Schreibtisch aufzubewahren.

Die Datensicherung gut organisieren

Nicht nur schriftliche Dokumente sind zu archivieren. Das Gleiche gilt für alle Dokumente, die mit dem Computer erstellt werden. Zum einen sollte auf dem Computer Ordnung herrschen. Eine nachvollziehbare Ordnerstruktur für alle Mitarbeiter, die Zugang zu den jeweiligen Dokumenten haben ist zu schaffen. Die Daten sind zusätzlich an einem räumlich getrennten Ort zu sichern, um beim Schaden des Computersystems keinen Verlust beklagen zu müssen. Dafür sind die Daten auf externe Speichermedien zu überspielen und in einem Tresor aufzubewahren. Auch das Werkzeug der Onlinedatensicherung erfreut sich großer Beliebtheit. Dabei werden die Daten auf einen Server im Internet hochgeladen und sind dann von jedem Computer der Welt aus verfügbar. Bei diesen sogenannten Cloud-Lösungen gibt es sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose Angebote. Je nach Datenmenge ist das eine oder andere Angebot für das eigene Unternehmen zu wählen.

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Die Arbeitsprozesse in einem Unternehmen richtig organisieren

Letztendlich müssen die Arbeitsprozesse selbst organisiert werden. Die Aufgaben sind genau zuzuteilen. Wer ist unter anderem für die Wartung der Computer, für die Pflege des Aktenbestandes verantwortlich. Wer darf hochwertige Büroartikel bestellen und so weiter. Wichtig ist auch, dass der Chef die Büroorganisation sowie die Büroeinrichtung in Zusammenarbeit mit seinen Mitarbeitern bespricht und dass ein regelmäßiges Prüfen und Überdenken dieser stattfindet.